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MS Project – Gerenciamento de Tarefas

This entry is part 6 of 6 in the series Curso Simples de MS Project

MS Project – Gerenciando Tarefas do Projeto

 

Passos para Gerenciar Tarefas num Projeto

Em alguns casos, siga as elipses nas imagens para executar o gerenciamento das tarefas. Seguindo as elipses talvez você possa aprender rapidamente a executar estas tarefas

Tipos de Tarefas

Duração, unidade e trabalho

TRABALHO (Work) = DURAÇÃO x UNIDADE

Duração: é o tempo de trabalho (definido nos calendários do projeto) entre o início e término de uma atividade.

Trabalho: É a quantidade de esforço, medida em unidades de tempo (ex. horas por dia), que um recurso precisa para completar uma atividade. O trabalho total para uma atividade é o somatório de todas as unidades de tempo, não importando quantos recursos estejam alocados na atividade.

Unidade (de recurso): Indica o quanto de tempo disponível de um determinado recurso (de acordo com o calendário do recurso) está sendo usado para trabalhar em uma atividade específica. Lembrando que recursos podem ser pessoas, material, equipamentos e tudo mais necessário para realizar uma determinada atividade.

Logo, tem-se três tipos de atividade no MS Project:

1) Duração Fixa: quando definimos que uma atividade é do tipo duração fixa, estamos dizendo para a ferramenta que a duração de uma atividade não muda. Com base na equação acima, o Project recalcula a unidade do recurso utilizada.

2) Trabalho Fixo: Usamos o trabalho fixo quando queremos que a quantidade de trabalho (work) permaneça constante, a despeito de qualquer mudança na duração da atividade ou na unidade de recurso utilizada.

3) Unidade Fixa: É o padrão do Project quando não definimos com que tipo de atividade estamos trabalhando. Usamos unidade fixa quando queremos que o percentual de tempo de trabalho disponível, baseado no recurso do calendário, que um recurso gasta em uma atividade, permaneça constante.

Veja:

Project Gerencia Tarefas Partilho 18

 

Configurando Tipo Agendamento de Tarefas

Você pode alterar os tipos de agendamento (manual/automático) como indicado nas imagens que seguem

Project Gerencia Tarefas Partilho 1

ou

Project Gerencia Tarefas Partilho 2

 

Configurando Duração das Tarefas

Você pode determinar a unidade de tempo de inserção para Duração e para a Tarefa. Veja na imagem:

Project Gerencia Tarefas Partilho 4

A seguir, você pode mudar configuração de representação da unidade de tempo. se desejar. 

Project Gerencia Tarefas Partilho 3

determinada. O Project recalcula automaticamente todas as suas datas de partida e chegada de agendamento de tarefas.

 

Inserindo as Tarefas

É importante que toda tabela esteja em branco e que não haja registro qualquer de tarefa. Defina o Agendamento para Automático (Olhe no canto inferior esquerdo para conferir se já está configurado).

Finalmente será feito o preenchimento de cada item do EDT, antes mostrado, resultando na imagem que segue.

EDT

Criacao de Site

Definição de Tarefas pelo EDT

Project Gerencia Tarefas Partilho 5

Observe que Objetivos e Requisitos são sub-tarefas de Análise de Negócio. Assim, de uma maneira simples e fácil, podemos indentá-los (Opção Indentar Tarefas) para obter esta dependência. Isto também com todas as outras, conforme o EDT. Veja na imagem o ícone de indentação e toda a tabela ajustada. Faça o mesmo.

Project Gerencia Tarefas Partilho 6

A ? em Duração (1 dia?) representa que ainda não sem tem certeza sobre a duração da tarefa. Com esta estrutura podemos ver as tarefas e sub-tarefas de maneira clara e eficiente. 

 

Determinando a Duração das sub-tarefas

Agora determinar as durações das sub-tarefas. Os preenchimentos levam a cálculos automáticos das tarefas que as englobam. Segundo os dados abaixo, a Criação de Site levará três dias. Todas as sub-tarefas da tarefa Funcionamento foram determinadas para um dia. Observe que tarefas configuradas para mais de um dia tiveram suas datas finais alteradas.

Project Gerencia Tarefas Partilho 7

 

Vinculação das Tarefas

Nas tarefas, pode haver dependências. Por exemplo, a tarefa de identificador 4 só pode ser realizada quando a tarefa de identificador 3 for terminada. Já a tarefa 6 só pode ser realizada após o término da tarefa 4. Logo, 3 é predecessora de 4, 4 é predecessora de 6 etc. 

Veja na imagem abaixo, as vinculações e dependências. Faça-o também. Observe que 9SS indica dependência da 9 do tipo Start/Start (Início/Início) (a 10 deve iniciar junto da 9). Já 11SS+2Days significa que a predecessora é a 11 e que o início da 12 deverá acontecer dois dias após o início da 11. Veja a indicação das barras de tempo no gráfico de Gantt. Para saber e conhecer mais sobre predecessoras e sucessoras veja estes links:

Project – Artigo – Vincular Tarefas – Office 

Project – Artigo – Vincular Tarefas – Scribd 

MS Project – Apostila – Vincular Tarefas – Gilberto Fernandes 

Project Gerencia Tarefas Partilho 8

Com o botão direito do mouse, sobre uma das tarefas, é possível obter as informações a respeito dela. Veja a seguir e navegue pelas guias Predecessoras, Recursos, Avançado etc.

Project Gerencia Tarefas Partilho 9

 

Melhor Visualização do Gráfico de Gantt Alterando Escala de Tempo

Botão direito do mouse sobre a escala superior do Gráfico de Gantt e verá a Janela de escala do tempo e suas particularidades.

Project Gerencia Tarefas Partilho 10

Será apresentada, nas guias, 3 camadas (Superior, Intermediária e Inferior) além de uma chamada Tempo de folga

Para saber mais sobre escala de tempo veja os seguintes links

Project – Artigo – Escala do tempo – Office

Project – Vídeo – Escala do Tempo – JMazonni

 

Adicionar Linhas ao Gráfico de Gantt

É possível adicionar linhas ao Gráfico de Gantt para melhorar a precisão visual do que vemos. Veja a seguir:

Project Gerencia Tarefas Partilho 11

 Altere alguns tipos e linhas e determine quais serão alteradas para treinar.

 

Inserir novas Tarefas

Veja os caminhos possíveis:

Project Gerencia Tarefas Partilho 12

 

Mudança de posição de uma Tarefa

Para mudar a posição de uma tarefa basta clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o identificador, segurar e arrastar para movê-la.

Project Gerencia Tarefas Partilho 13

 

Adiar ou Antecipar uma Tarefa

É possível adiar ou antecipar as tarefas no ícone mover, ou com o mouse diretamente nas barras do Gráfico de Gantt, como pode ser visto abaixo.

Project Gerencia Tarefas Partilho 14

 

Etapas ou Data Marco para Realização de Algo

Veja no exemplo abaixo, a inserção da tarefa Comprar Equipamentos. Para definir uma data específica (Marco) a ela basta determinar a duração de 0 dias e configurar a data de início.

Project Gerencia Tarefas Partilho 15

 

Tarefas Periódicas

São tarefas que acontecem em intervalos regulares mas de maneira descontínua. Será criada uma tarefa regular para Otimização de código por 18 dias, como exemplo, para verificar esta situação:

Project Gerencia Tarefas Partilho 16

Resultado:

Project Gerencia Tarefas Partilho 17

 

Referências

Project – Artigo – Gerenciar Tarefas – Baboo

Project – Artigo – Tipos de Projetos – ETC

 

MS Project – Configurar Informações, Testar e Salvar Projeto

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MS Project – Configurando Informações de Projeto

 

Passos para Configurar o Calendário num Projeto no MS Project

Em alguns casos, siga as elipses nas imagens para executar as tarefas de configurar o calendário. Seguindo as elipses talvez você possa aprender rapidamente a executar estas tarefas

Configurando Informações do Projeto

Project Informacoes Projeto Partilho 1

Definir a data de início do projeto.

É recomendável definir uma data de início do projeto desde que esta data seja determinada. O Project recalcula automaticamente todas as suas datas de partida e chegada de agendamento de tarefas.

Definir a data de término do projeto.

Suponha que você tem seu projeto impulsionado pela data de término. Isso muitas vezes pode acontecer devido a uma necessidade de negócio perfeitamente razoável; por exemplo, na data de lançamento, que deve coincidir com o início de uma exposição comercial.

Nesse caso, em vez de definir a data de início do projeto, você pode pedir ao Project para calcular para trás a partir de uma data de término que determinou. Você receberá automaticamente uma data de início calculada para atingir o seu prazo final estabelecido.

Definir a data atual.

A data atual é inserida automaticamente como a data atual do calendário de seu computador. Para flexibilidade do Project, você pode redefinir a data atual para uma data diferente. Isto pode ser necessário, por exemplo, se você estiver usando o computador em um fuso horário diferente.

Definir uma data de status.

É importante aqui que você entenda a diferença entre a data atual e a data de status.

A razão para a existência de um campo data de status é para quando você estiver monitorando o progresso dentro do seu projeto. Como exemplo, suponha que você esteja criando um relatório para seu gerente, no início de uma semana específica, mas que o relatório deve conter informações a partir da sexta-feira anterior.

Definir uma data de status e, em seguida, executar cálculos, é vital no cenário acima, a fim de obter informações precisas.

Configurando o calendário de trabalho para o seu projeto.

Project vem com três calendários padrão; Padrão, Night Shift e 24 horas.

Por calendário padrão assume um dia de trabalho oito horas a partir de 8h00 da manhã, tendo uma hora para o almoço às 12 meio-dia, e com continuação até 05:00. O calendário padrão pressupõe que você não trabalhe no fim de semana, dando-lhe uma semana de 40 horas.

O calendário turno da noite está configurado como noturno e um turno do dia. Embora os padrões de intervalos possam variar, é muito fácil de editar o calendário turno da noite.

O calendário de 24 horas é destinado a 24/7 de trabalho. Isto é particularmente útil para projetos críticos tais onde as equipes de recursos humanos podem se revezam para trabalhar em torno do relógio. Também é útil para atribuir os recursos não-humanas, tais como as instalações que estão disponíveis em todos os momentos.

Atribuir uma prioridade do projeto.

O Microsoft Project oferece um campo de prioridade, onde um número entre zero e mil podem ser inseridos; e, por padrão, isso é definido para 500 do arquivo de projeto e cada tarefa.

Suponha que a sua organização tem muitos projetos em andamento ao mesmo tempo, então ele pode ser útil para definir uma prioridade para cada arquivo de projeto individual. Isso é útil se, por exemplo, compartilham o mesmo conjunto de recursos do projeto, e em caso de atribuição própria individual de recursos em diversos projetos. O Microsoft Project Gantt pode priorizar e realocar os recursos automaticamente e, portanto, calcular qual projeto que tem acesso a esses recursos individualmente.

O botão de estatísticas.

Esta é uma caixa de diálogo resume as informações do projeto em termos de início, fim, duração, trabalho e custo. Para cada um destes itens, também dá informações atuais, de base, reais e campos de variância para cada um.

 

Teste de Consistência das Configurações

Project Informacoes Projeto Partilho 2

Project Informacoes Projeto Partilho 3

Observe que após aos passos acima, o resultado do agendamento automático foi de mesmo dia para o início e o final além da barra do gráfico de Gantt ocupar exatamente a área de um dia de trabalho. Logo, tudo está consistente e o Projeto está pronto para uso.

 

Salvando o Projeto

Exclui-se o registro de teste com o botão direito do mouse como mostrado abaixo. Após, acessa-se a opção FILE (ARQUIVO)

Project Informacoes Projeto Partilho 4

Project Informacoes Projeto Partilho 5

 Escolha uma pasta qualquer em seu HD e salve o projeto

Exercícios

Project – Exercícios – Trabalhos Feitos

 

Referências

Project – Artigo – Configurar Projeto – Office

Project – Artigo – Duração, Trabalho e Alocação Diária – EUAX

Project – Guia – SlideShare

Microsoft Project – Configurar Calendário e Cronograma

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MS Project – Configurando Calendário

 

Passos para Configurar o Calendário num Projeto no MS Project

Em alguns casos, siga as elipses nas imagens para executar as tarefas de configurar o calendário. Seguindo as elipses talvez você possa aprender rapidamente a executar estas tarefas

Criação do Calendário para o Projeto

Project Configurar Calendario Partilho 1

Observe que foi gerado um novo calendário para o projeto Criação Site através de uma cópia do calendário Padrão (Standard).

 

Criando um Dia Especial com Horário Diferenciado

Project Configurar Calendario Partilho 2

No dia 06, o horário será das 8:30 às 12:00.

 

Alterando o Horário Padrão de Trabalho

Project Configurar Calendario Partilho 3

O horário de trabalho será por padrão de segunda à sexta-feira das 08:30 às 12:00 com uma hora e meia de almoço e das 13:30 às 16:00. 6 horas por dia durante 5 dias na semana e 22 no mês

 

Ajuste do Cronograma do Projeto com o Calendário

Project Configurar Calendario Partilho 4

É necessário este ajuste para qualquer projeto, senão problemas poderão ocorrer. Para o cronograma, definiu-se que os detalhes, conforme citados, no tópico anterior

 

Resultado Final

Project Configurar Calendario Partilho 6 Project Configurar Calendario Partilho 5

Clique nos dias do calendário e veja as configurações de horário.

 

Exercícios

Project – Exercícios – Trabalhos Feitos

 

Referências

Project – Artigo – Calendário – Julio Battisti

Project – Artigo – Calendário – BlogTek

Project – Artigo – Calendário – Gerente de Projeto

Project – Artigo – Calendário – ElmiCox

 

Microsoft Project – Iniciando um Projeto

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MS Project – Iniciando Projetos

 

Passos para Iniciar um Projeto no MS Project

Criação de um projeto em branco

Ao iniciar o Project, clique em projeto em branco

Project Criação de Site Partilho

Novo projeto é criado. Veja as elipses e tente alterar alguns detalhes indicados para ver o que acontece

Project Criação de Site Partilho 2

Caso esteja na tela acima, para gerar um novo projeto basta acessar FILE -> New e para salvá-lo FILE -> Save as

Responda: Como é possível retirar a Timeline?

 

Conheça um Pouco da Interface do Project

Veja as opções e passeie sobre elas para se familiarizar com o Project.

Project Criação de Site Partilho 1

 

Referências

Project – Tutorial – Passos Básicos de Configuração – TI Especialistas

Project – Tutorial – Criar Projeto – Office

 

MS Project e Possíveis Gestão em Projetos

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MS Project e Gerência de Projetos

 

Possíveis Áreas de Gestão para o MS Project

Gestão de Aquisições

Processo que identifica quais necessidades do projeto podem ser melhor atendidas pela compra ou aquisição de bens fora da equipe do projeto e quais devem ser realizadas pela equipe do projeto durante sua execução. Inclui considerações de possíveis fornecedores, especialmente se o comprador desejar exercer algum grau de influência sobre as decisões de contratação. Esse processo envolve a consideração de como, o que, quanto, se e quando adquirir. via wikipedia

Project

  • Integração com o MS-World, MS-Excel através de hiperlinks. 

 

Gestão de Riscos

O Planejamento de Gerência de Riscos tem por objetivo decidir como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto originando. via wikipedia

Saídas:

  • Metodologia
  • Funções e responsabilidades
  • Orçamentação
  • Tempos
  • Categorias de risco
  • Definições de probabilidade e impactos de riscos
  • Matriz de probabilidade e impacto
  • Revisão das tolerâncias das partes interessadas
  • Formatos de relatório
  • Acompanhamento

Project

  • Inserção de campos personalizáveis para informar riscos das diversas atividades. Permite a tomada de melhores decisões a respeito de atrasos e adiantamentos

 

Gestão de Comunicação

Capacidade de se comunicar claramente, saber passar e até mesmo administrar a informação são atitudes muito valorizadas Na área de Gestão de Projetos vemos essa característica mais claramente, onde o gestor precisa dominar tal artifício para que a informação possa ser recebida pela sua equipe ou cliente de forma clara e objetiva. via Devmedia

Project

  • Utilização de relatórios para facilitar comunicação entre os envolvidos no projeto – membro de equipe, fornecedores etc

 

Gestão de Qualidade

Qualidade é um conceito espontâneo e intrínseco a qualquer situação de uso de algo tangível, quer se refiram a relacionamentos envolvidos na prestação de um serviço, ou a percepções associadas a produtos de natureza intelectual, artística, emocional e vivencial.

A qualidade, portanto, pode ser entendida como obrigação contratual e é mensurável. Ao longo de um projeto, podem ser definidas métricas que forneçam informações vitais sobre a qualidade do processo, produto, atividade ou recurso. Essas métricas podem ser objetivas, tal como metros, e/ou subjetivas, tais como os qualitativos bom, médio e agradável.

Quanto à abrangência, podem ser globais, para todo o projeto, ou por fase específica a ele. via wikipedia

Project

  • Utilização de tabelas para definição de requisitos a serem atendidos em cada atividade.

 

Gestão do Tempo

O objetivo da gerência do tempo de projeto é descrever os processos requeridos para o término do projeto, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um cronograma de atividades. via wikipedia

Project

Estimativas de durações, Tarefas terminadas, iniciadas e não iniciadas etc

 

Gestão de Integração

A Gerência da integração do projeto é o núcleo do gerenciamento de projetos, e é composto dos processos do dia-a-dia com os quais o gerente de projetos conta para garantir que todas as partes do projeto funcionem juntas. É um processo contínuo que o gerente completa para garantir que o projeto prossiga do início ao fim – é a atividade diária de completar o trabalho do projeto. via wikipedia

Project

  • CPM (Método do caminho crítico – Controle sobre tarefas essenciais que podem interferir em atrasos no projeto). É Determinística.
  • Técnica PERT (É uma técnica probalística que permite elaborar estimativas de duração que podem ser fixadas em base, pessimista, otimista ou provável)
  • Diagrama de Gantt (Diagrama de Barras)

 

Gestão de Custos

A gerência do custo do projeto agrega os processos que envolvem planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária. via wikipedia

Project

  • Tabelas específicas para análise de custos com base em alocação de recursos

 

Gestão de Recursos Humanos

Gestão de recursos humanos, gestão de pessoas ou ainda administração de recursos humanos, conhecida pela sigla ‘RH’. é uma associação de habilidades e métodos, políticas, técnicas e práticas definidas com objetivo de administrar os comportamentos internos e potencializar o capital humano. Tem por finalidade selecionar, gerir e nortear os colaboradores na direção dos objetivos e metas da empresa. via wikipedia

Project

  • Cadastro de informações sobre os recursos.

 

Gestão de Escopo

As finalidades do Gerenciamento do Escopo/Âmbito do Projeto incluem a definição do trabalho necessário para concluir o projeto, servir como guia (ou ponto de referência) para determinar que trabalho não está incluído (ou não é necessário) no projeto. via wikipedia

Project

  • Identifica todo trabalho e suas partes que vão compor o projeto por completo.

 

Exemplos

Project – Exemplos – Escritorio de Projetos

 

Referências

Project – Artigo – Office

Project – Artigo – Gestão de projetos

Project – Artigo – SENAC

 

 

MS Project: Aprenda a Utilizá-lo para Projetos

Faça Gestão de Projetos com o MS Project

Nestes vídeos você vai saber como utilizar o MS Project para gerenciar projetos de forma básica, mas suficiente para que aprofunde seu aprendizado posteriormente. O MS Project permite fazer gestão de diversos aspectos de um projeto. Entre eles é possível fazer gestão de tempo, custo, equipes, recursos envolvidos e vários outros itens.

Estamos preparando todo este conteúdo em vários vídeos que serão acrescentados à medida que estiverem prontos. Eles dizem respeito ao uso do MS Project para um exemplo de gestão de um projeto de “Construção de uma Residência” onde são definidas as tarefas básicas para sua realização.

Acompanhe e acreditamos que estes vídeos oferecerão a você uma perspectiva da base conceitual e de padronização que estão presentes neste tipo ferramenta. 

Abraços

Equipe Partilho

Continua… aguarde….